2

1. Общие положения
1.1 Настоящий локальный акт определяет порядок ведения, учета и
хранения личных дел работников МКОУ СОШ с.п.Шитхала (далее – школа).
1.2. Порядок разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ,
Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»,
приказом Росархива от 31.07.2023 №77 «Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»,
коллективным договором и уставом школы.
2. Формирование личных дел работников
2.1. Формирование личного дела работника производится работником,
назначенным директором школы (далее – ответственный за ведение дел).
Личное дело формируется не позднее пяти рабочих дней со дня заключения
трудового договора, но не ранее получения от работника согласия на
обработку его персональных данных.
2.2. При поступлении на работу сотрудник предоставляет (при наличии):
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– заявление о приеме на работу;
– страховое свидетельство пенсионного страхования;
– идентификационный номер налогоплательщика;
– документ воинского учета (для военнообязанных лиц);
– документ об образовании;
– аттестационный лист;
– справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования;
– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме
случаев, когда работник принимается на работу впервые или на условиях
совместительства;
– медицинскую книжку;
– свидетельство о браке;
– свидетельство о рождении детей.
2.3. Работодатель оформляет:
– личную карточку № Т-2;
– приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
– трудовой договор в двух экземплярах;
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел
(Приложение №1);
б) оформление обложки личного дела. В обложку вносят следующие
реквизиты: полное наименование образовательной организации; номер
личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты
– год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;
3

в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел,
в хронологическом порядке.
2.3. Документы помещаются в папку-скоросшиватель. При увольнении
работника личное дело сдается в архив школы.
3. Ведение личных дел работников
3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника в
школе.
3.2. Ведение личного дела работника предусматривает помещение в
дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих
значение для трудовых отношений:
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
- копии документов о повышении квалификации;
- копии сертификатов, грамот;
- лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
- иные документы.
3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие
второстепенное значение.
3.4. Выдача копий документов из личного дела производится по
личному заявлению работника и с разрешения директора. Копии документов
должны быть заверены и предоставлены работнику в течение трех дней со дня
подачи заявления.
3.5. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с
разрешения директора школы. При временном изъятии документа на его место
(между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с
указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и
подписью лица, получившего его во временное пользование.
3.6. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью
личных дел в школе ежегодно производится проверка их наличия и состояния.
3.7. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности
включенных в него документов проводит специально созданная комиссия.
Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до
директора школы.
4. Хранение и учет личных дел работников
4.1 Хранение и учет личных дел работников школы организуются с
целью быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от
несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела работников хранятся у ответственного за ведение дел
в специальном металлическом сейфе.
4.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся в сейфе.
4

4.4. Доступ к личным делам работников имеют только ответственный за
ведение дел и директор школы либо его заместители при исполнении
обязанностей директора.
4.5. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном
порядке.
5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится
ответственным за ведение дел. Эта процедура включает:
- подшивку (переплет) дела;
- уточнение нумерации листов дела;
- составление листа-заверителя, который формируется в соответствии с
требованиями приказа Росархива от 31.07.2023 № 77;
- внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
5.2. Лист – заверитель дела должен подписать его составитель, при этом
делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе
использования архивных документов в листе-заверителе делаются
соответствующие отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на
внутреннюю сторону обложки дела.
5.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
- объединять индивидуальные личные дела уволенных работников в
одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома)
не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по
годам увольнения);
- располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в
алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к
разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем
фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
- снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с
перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в
пределах которых расположены соответствующие документы.
5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет
после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.
Предварительно ответственным за ведение дел проверяется полнота и
правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке
недостатки устраняются ответственным за ведение дел. Передача и прием
производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1
января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет.
6. Ответственность работодателя и работника
6.1. Работники школы обязаны своевременно представлять сведения об
изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
5

6.2. Ответственный за ведение дел работников несет дисциплинарную и
иную ответственность за разглашение конфиденциальных сведений,
содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных
дел.
7. Права работодателя и работника
7.1. Работники образовательной организации имеют право:
- получать полную информацию об обработке своих персональных
данных;
- получать доступ к своим персональным данным;
- получать копии документов, хранящихся в личном деле;
- требовать исключения или исправления неверных и неполных
(искаженных) своих персональных данных.
7.2. Работодатель имеет право:
- обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на
электронных носителях;
запрашивать от работников информацию, необходимую для ведения
личных дел и обработки персональных данных.

6

Приложение
№1 к порядку
ведения личных дел
работников

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Начат
Окончен

№
п/п

Фамилия,
№
Дата
имя,
личного формирования
отчество
дела
личного дела
(при
наличии)
работника

1.
2.
3.
4.

7

Дата
Дата
Подпись
окончания передачи ответственного
личного
в архив
за ведение
дела
личного дела